Igen, írj olvashatóan és élvezetesen, beszélj a telefonba határozottan, légy nyitott és asszertív, amikor egy munkatársad beszédbe elegyedik Veled, nézz a szemébe a tárgyalófelednek, s végül tájékozódj rendszeresen a cég minden részletéről, mert nem tudhatod, melyik apró részlet lesz a következő „nagy hírértékű kommunikációs durranás”. Kész.

De azért van az előzőtől eltérő jellegű ötös, amit egy rövid csokorba szednék számodra.

1. Stratégia.

Legyenek meg a felelősök minden területért. Legyen egy struktúra, amiben egy adott helyzetben tudjátok, az ügy kihez tartozik. Sok cégnél a munkaköri leírás igyekszik kiterjedni minden közvetlen és közvetett feladatra és kötelességre, máshol cég protokoll, szabályzat, esetleg egy ügyviteli rend foglalja össze a felelősségi köröket.

A felelősök mellett jó, ha azt is tudjátok, hogy milyen rendszer szerint kommunikáltok. Ki készít tartalmakat, azt kell-e mással jóváhagyatni; korrektúra, szaknyelvi ellenőrzés kell-e; valamint a közlés ritmusa és a sorrendiség (gyakoriságok és a felületek hierarchiája) szintén megéri a tervezést.

2. A belső információkezelés.

Intranet. Háló a hálóban. Álljon rendelkezésetekre, különösen a GDPR közeledő alaposságának kielégítése érdekében. Az adatállomány elemeit így egyszerre elérheti és szerkesztheti az egész cég – kivesz, betesz, szerkeszt, átolvas stb. Egész archívum válik pillanatok alatt közös értékké, aminek persze minden egyes eleme mégis a cég tulajdonában marad. Nem lenne szerencsés, ha csak egy valaki gépén lapulnának, de biztonsági okokból pedig az lenne elképzelhetetlen, hogy nagyon könnyen elérhető nyilvános felhőn tárolódjon a vagyon.

3. A tájékoztatás.

Az alkalmazottak tájékoztatása, ha megfelelően zajlik, akkor nőni fog a bizalom bennük a cég iránt, sokkal inkább magukénak fogják érezni a céget, úgy fognak hozzáállni, hogy mindent tudnak a vállalatukról. Vannak ennek az elemnek erős célszerszámai, mint például a kutatás, vagy a kérdőívezés. A tájékoztatás optimalizálásával mindenkit úgy és annyi információval fogsz elérni, amennyit, és ahogyan az adott személy szívesen fogad be. S így lesznek az alkalmazottakból munkatársak, kifelé a legjobb szóvivők, befelé a legjobb tanácsadók.

4. A levelezés módja és eszköze.

Ez nagyon mást jelent szinte minden vállalkozásnál. Van, ahol a Lotus (ma IBM), vagy az egyik Outlook nyújtja a jó megoldást, máshol a Trello, vagy a Slack biztosítja a projektmenedzsment gördülékeny munkáját, de persze akadnak szép számmal, akik a Google felhőjében (in vagy on cloud, ugye 🙂 ) érzik komfortosan magukat. Meg kell találni a cég egyedi igényeihez legmegfelelőbb rendszert, ez ma már elengedhetetlen.

5. Oktatás, fejlesztés.

A kommunikáció is egy professzionális szakterület. Nincs ezzel semmi gond, van, aki mérnöknek tanul, más közgazdásznak, ott vannak az elengedhetetlen pékek, vagy a mesteremberek, akik közül szintén bármelyik állhatna itt mintának. Mindent tanulni kell, hogy az ember jól csinálja. Az elsajátítás is egy tanulási folyamat. De azért foci edző se lesz mindenkiből, hiába ül annyi szakértő a TV-k előtt. Tehát maradjunk csak annál, hogy az „én is tudok levelet írni” már nem egyértelműen helytálló megközelítés a mai világban. Persze jól jön némi adottság és tehetség. De nagy a felelősség, hogy ki, mikor, mit, kinek és hogyan ír. Vagy ugyanígy, hogy ki, mit ad elő. A cégnél kiről érzed úgy, hogy jót tenne neki egy ilyen jellegű képzés? Biztos tudsz néhány ilyen személyt, igaz? De ezzel nincs semmi gond! Mint mondtam, ezt is tanulni kell, és egyértelműen fejleszthető képességről van szó. Fontos része életünknek a mindennapos kommunikáció és a közben elejtett „apróságok”, így hát nem nézhetjük le.

A hírnév-menedzsmentről. Nagy falat, szép munka rendszerbe szedni. Közönségkapcsolat, kommunikáció-szervezés, public relations, bizalom-, márka és arculatépítés, stratégiaalkotás, issue menedzsment és kríziskommunikáció. Csak néhány terület, ami ide tartozhat. S ráadásul szándékosan felsoroltam azt a kifejezést is, amit mindennek a gyűjtőneveként használnak. Én most mégis maradok a hírnév-menedzsment megnevezésnél (dr. Szeles Péter), mert az öt elem a bizalom építését és a jó vélemény formálását szolgálja. Ezekre pedig áldozni kell, mert a tömegben és zajban egyébként csak egy cég lesztek a sok között.

Hangsúlyozottan fontos: a hírnév-menedzsment, mint látható, nem csak kifelé irányuló feladat!